Het deponeren van jaarcijfers is iets wat iedere onderneming moet doen. Of de onderneming nu de vorm van een N.V., B.V., vereniging of stichting heeft. Door die verplichting volgt de vraag wanneer de jaarcijfers gedeponeerd moeten worden en welke gevolgen het niet, niet tijdig of niet volledig deponeren heeft?

Termijn

Laten we eerst de termijnen die gelden voor de deponering nader bespreken. Een termijn heeft betrekking op een boekjaar. Bij de meeste ondernemingen loopt het boekjaar gelijk met het kalenderjaar. Laten we gemakshalve daar dan ook vanuit gaan.

Ten eerste dienen de jaarcijfers door het bestuur worden opgemaakt. De termijn die een B.V. en een N.V. daarvoor hebben is 5 maanden. De termijn die een coöperatie, onderlinge waarborgmaatschappij, vereniging of stichting daarvoor hebben is 6 maanden. In beginsel dienen de jaarcijfers dus na 5 (of 6) maanden na het eind van het boekjaar te zijn opgemaakt.

Echter kan deze termijn, wegens bijzondere omstandigheden, door middel van een verlengingsbesluit worden verlengd met 5 (of 4) maanden. Bij een B.V. of N.V. dient de aandeelhouders dit in de algemene vergadering van aandeelhouders te beslissen. Door dit verlengingsbesluit wordt de termijn voor het opmaken van de jaarcijfers 10 maanden.

Vervolgens dienen de door het bestuur opgemaakte jaarcijfers worden aangeboden aan de aandeelhouders. In een algemene vergadering van aandeelhouders zullen de aandeelhouders de jaarcijfers vaststellen. De termijn die hiervoor geldt is twee maanden, welke ingaat na afloop van de voor het opmaken voorgeschreven termijn (vijf, zes of tien maanden). Hierdoor dienen de jaarcijfers uiterlijk na 12 maanden te worden vastgesteld.

In veel gevallen zal het bestuur en de aandeelhouder(s) dezelfde (rechts)persoon zijn. Als dat het geval is vallen het opmaken en vaststellen samen. Daardoor heeft men niet die extra twee maanden.

Als de jaarcijfers door het bestuur zijn opgemaakt en door de aandeelhouders zijn vastgesteld, moeten ze binnen 8 dagen openbaar worden gemaakt. Met andere woorden, nadat de jaarcijfers zijn vastgesteld moeten ze binnen 8 dagen bij het handelsregister worden gedeponeerd.

Voor een B.V. zou dit het volgende betekenen:

Gevolgen

Het niet, niet tijdig of niet volledig deponeren kan vervelende gevolgen hebben voor met name het bestuur. Zo kan het niet tijdig deponeren een economisch delict zijn met een geldboete en zelfs hechtenis tot gevolg. Tevens is het voor het bestuur belangrijk om tijdig te deponeren om persoonlijke aansprakelijkheid te voorkomen. De reden hiervoor is dat het niet tijdig deponeren van de jaarstukken wordt aangemerkt als onbehoorlijk bestuur. In geval van faillissement ontstaat dan het weerlegbare vermoeden dat het onbehoorlijke bestuur een belangrijke oorzaak is van het faillissement.

Tot slot willen we alle ondernemers er tevens op wijzen dat deponering tegenwoordig digitaal moet. Mocht u nog vragen en/of opmerkingen hebben zijn we tijdens onze kantooruren voor u bereikbaar.

Door: J.P. Voorn