Het incasseren van een verzonden factuur blijft voor ondernemers vaak een vervelend onderwerp.
Een volledig dossier is daarbij zeer wenselijk. Als juristen zijn we altijd opzoek naar ‘het begin’. Dit is een koopovereenkomst als er een product wordt gekocht, maar kan ook een overeenkomst van opdracht zijn als iemand u opdracht heeft gegeven iets uit voeren, zoals het geval zal zijn bij een aannemer. Dan komen vanzelf de vervolgvragen: onder welke voorwaarden is het product geleverd of zijn de diensten verleend? Zijn er algemene voorwaarden van toepassing? Zijn er algemene voorwaarden van toepassing verklaard en overhandigd of op een andere manier bekend gemaakt (‘ter hand gesteld’). Kan er discussie zijn over wat er geleverd is of welke diensten er geleverd zouden worden? Binnen welk termijn moest er worden betaald? Als dat hele traject is gelopen komt het tot het verzenden (of overhandigen) van een factuur, waarna de ondernemer hoopt dat er binnen de overeengekomen betaaltermijn wordt betaald. Als dat niet het geval is, begint de ergernis. Feit blijft dat indien ‘het dossier op orde is’ de kans kleiner is dat het tot een ‘incasso dossier’ komt. En als het incasseren dan toch uit handen gegeven moet worden, is de kans op een geslaagde incasso groter bij een dossier dat op orde is. Ik heb ooit eens iemand horen zeggen dat een klant pas een klant is als hij heeft betaald. Dus zullen we het hieronder hebben over een debiteur.
Maar hoe zat het ook alweer met de “14-dagen brief”? Daarbij is het ten eerste van belang een onderscheid te maken. Is uw debiteur een natuurlijke persoon (consument) of is het iemand die de schuld gemaakt heeft in de uitvoering van zijn beroep of bedrijf? De wet maakt bij het incassotraject daarin een onderscheid. De basisregel is dat de kosten die gemaakt worden om een contractuele geldvordering van een schuldenaar te incasseren, door deze laatste vergoed moeten worden. Voordat het tot het procederen bij een rechtbank komt, spreken we van ‘buitengerechtelijke (incasso)kosten’. Om duidelijkheid en rechtszekerheid te verschaffen heeft de wetgever deze kosten gefixeerd als een percentage van de vordering.
Wanneer zijn deze buitengerechtelijke (incasso)kosten verschuldigd? Als uw debiteur een consument is, dient deze eerst aangemaand te worden voordat incassokosten in rekening gebracht mogen worden (art. 6:96 lid 6 BW). Daarin moet de debiteur een termijn van 14 dagen gegeven worden waarin hij of zij zonder buitengerechtelijke (incasso)kosten alsnog kan betalen.
Belangrijk voor de praktijk:
- 14 dagen termijn gaat lopen vanaf het moment dat de debiteur deze “14-dagen brief” heeft ontvangen.
Het advies is dus om de tekst daarop aan te passen. (…) binnen 14 dagen na heden (…) of (…) binnen 14 dagen na verzending van deze brief (…) is dus niet goed. - Zorg er voor dat de ontvangst van de 14-dagen brief ook aan te tonen is.
- Indien de debiteur binnen die 14 dagen een deel van de vordering betaald moet u de hoogte van de buitengerechtelijke (incasso)kosten opnieuw berekenen over het dan nog openstaande bedrag.
Voor zover de “14-dagen brief”.
Legal Account heeft een uitgebreide incassopraktijk en kan u daarin goed adviseren en bijstaan. Zie daarvoor: https://legalaccount.nl/incasso/.
Door: mr. V.H.M. Voorn