Sinds 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Deze moet ervoor zorgen dat ondernemingen zorgvuldiger omgaan met persoonlijke gegevens met als doel de schending van de privacy te voorkomen. Bij de meeste situaties is het voor de hand liggend dat een werkgever zorgvuldig met persoonlijke gegevens moet omgaan. Bijvoorbeeld bij het aannemen van een nieuwe werknemer of bij het verzamelen van gegevens van een klant. Toch kunnen een aantal kleine situaties over het hoofd worden gezien. Eén van die situaties is het verzamelen van gegevens bij een rittenregistratie.

Een werkgever heeft de mogelijkheid om een auto van de zaak ter beschikking te stellen aan zijn werknemer(s). Daarbij kan de werkgever aan zijn werknemer vragen om een rittenregistratie bij te houden, omdat de auto bijvoorbeeld niet privé gebruikt mag worden. Bij een rittenregistratie worden veel persoonlijke gegevens verzameld. Deze gegevens geven namelijk aan waar de werknemer op welke datum en tijdstip is geweest. Dit is gevoelige informatie welke aan de regels van de nieuwe AVG moet voldoen. Echter hoe moet een werkgever met deze informatie omgaan en op waar moet rekening mee worden gehouden?

Een werkgever mag ten eerste alleen de gegevens van de rittenregistratie gebruiken om het doel van het bijhouden van die rittenregistratie te bereiken. Een geldig doel kan zijn dat u met de rittenregistratie gegevens de Belastingdienst wilt informeren omtrent de bijtelling.

Ten tweede is het handig om in het leasecontract tussen de werknemer en de onderneming een ‘privacy’ onderdeel op te nemen. In dit onderdeel wordt dan beschreven dat de werkgever de gegevens van de rittenregistratie mag opslaan, verwerken en dat de werknemer hiermee akkoord gaat. Het leasecontract moet vervolgens worden ondertekend door de werknemer, althans het (privacy)gedeelte wat voor de werknemer van belang is.

Ten derde mogen alleen gegevens omtrent de zakelijke gereden kilometers van een werknemer verwerkt worden. Gegevens omtrent de gereden privékilometers van een werknemer moeten worden afgeschermd.

Ten vierde mogen alleen personen welke de gegevens van de rittenregistratie nodig hebben om bepaalde taken te kunnen uitvoeren toegang hebben tot de gegevens van de rittenregistratie. Een medewerker van de administratie welke bijvoorbeeld deze gegevens nodig heeft om te controleren of er niet te veel kilometers worden gereden mag dus toegang hebben tot de rittenregistratie. Een medewerker van de inkoopafdeling heeft de gegevens van de rittenregistratie niet nodig en hoort dus geen toegang te hebben tot de rittenregistratie.

Het laatste punt waar een werkgever op moet letten is dat hij of zij op het verzoek van de betreffende werknemer een overzicht van de rittenregistratie kan verstrekken. U kunt dus het beste ten alle tijde een overzicht van de rittenregistratie ter beschikking hebben voor het geval een werknemer met het verzoek komt deze in te zien.

Heeft u uw beleid van uw bedrijf nog niet aangepast onder de regels van de nieuwe AVG? Bekijk dan ons eerder geschreven artikel “De AVG… maar dan praktisch”. Hierin wordt handig, aan de hand van een ‘to-do list’ uiteengezet, wat u als ondernemer/werkgever kunt doen om aan de regels van de nieuwe AVG te voldoen!

Door: D. Mansyur